Eficácia na gestão de suprimentos

A área de suprimentos do Hospital da Sagrada Família mantém sob seu gerenciamento aproximadamente quatro mil itens, divididos entre medicamentos, equipamentos, materiais hospitalares, OPME (ortese, prótese e materiais especiais), gêneros alimentícios, dietas enterais e parenterais, higienização, expediente, manutenção e vários itens em consignação. A gestão adequada deste arsenal de produtos é indispensável para o bom funcionamento da rotina hospitalar e envolve uma série de aspectos.
Cada grupo possui determinadas peculiaridades gerenciais, como giro, preço, consumo e prazos de entrega, com uma variedade significativa. A necessidade de manter disponíveis todos os itens na mesma proporção da sua utilização e a forma como estes são distribuídos entre os diversos setores da são aspectos que obrigam as instituições a trabalhar com estoques mínimos, mas que proporcionem segurança no ambiente complexo que são os hospitais. Controlar e planejar custos são atividades fundamentais da área de suprimentos. Neste contexto, a Gerência de Suprimentos vem buscando a otimização e o controle de todos os itens mantidos em estoque.
O Hospital da Sagrada Família atende várias especialidades cirúrgicas, como a neurocirurgia, cirurgia cardíaca, bariátrica, plástica, videolaparoscopia, artroscopia, além de possuir uma moderna hemodinâmica, unidade de medicina hiperbárica, clínica para tratamento do pé-diabético e feridas complexas e muito mais. Diante desta abrangência de serviços, temos que manter em estoque uma diversidade de produtos especializados para cada tipo de procedimento.
A área de suprimentos depende de vários fatores internos e externos, que influenciam diretamente o abastecimento. Há uma grande preocupação da Gerência de Suprimentos com a logística praticada por muitas indústrias e distribuidores, comprometendo todo o planejamento de abastecimento, o que gera insatisfação dos clientes internos - médicos, gerentes, coordenadores e direção - e externos – de maneira geral, pacientes, seguradoras e convênios.
Com a integração dos setores de Almoxarifado, Farmácia e a área de Compras, houve algumas mudanças nos processos da área de suprimentos, viabilizando e otimizando as informações e facilitando a tomada de decisão, com informações consistentes e atualizadas .
O Hospital da Sagrada Família tem feito vários investimentos, grande parte em tecnologia, gestão ambiental e nas pessoas, o que tem revertido positivamente nos resultados alcançados. Graças aos avanços na área de tecnologia da informação, hoje o setor de Compras já está realizando suas cotações on line. Os fornecedores cadastrados recebem e respondem as cotações através de um programa que é simples e muito fácil de instalar. As empresas interessadas em participar das cotações podem acessar o site do hospital - www.hsf.org.br – onde constam os documentos necessários e as instruções para instalação do programa.
Um dos requisitos exigidos dos Fornecedores pela Gerência de Suprimentos é apresentação do Plano de Gerenciamento de Resíduos. A instituição está priorizando as empresas que estão investindo na Responsabilidade Ambiental e Social. Após a aprovação do cadastro, os fornecedores estão aptos a participar das cotações de preços. Este processo otimiza o trabalho do setor, uma vez que reduz o volume de papel e aumenta a agilidade dos processos.
Diversos recursos contribuem para a otimização dos resultados, tais como o cadastro de requisições por usuário, o agrupamento de requisições para melhor compra, emissão de planilhas comparativa de preços; seleção e envio de cotações para fornecedores, análise da melhor cotação por produto ou por fornecedor, folow-up de pedidos emitidos (ordem de compra) , efetivações de previsões financeiras, emissão de ordem de compra e histórico de fornecedor ou produto, entre outros.
A modernização dos processos nesta área trouxe uma série de vantagens, a exemplo da diminuição dos níveis de estoque, maior eficiência nas compr